A Cooperativa Agropecuária de Tubarão – Copagro atua com o beneficiamento de arroz desde a década de 60, comercializando por todo Brasil e em outros cinco países. Situada em Tubarão e com filial em Imbituba, ambas cidades de Santa Catarina, a cooperativa conta com mais de 110 colaboradores fixos.
Ao chegarmos lá, o único funcionário do setor havia sido desligado e a empresa necessitava de alguém que assumisse os processos de RH imediatamente. Uma vez que, haviam as folhas de pagamento do mês para executar no prazo e ainda algumas contratações e desligamentos em andamento.
“Buscamos no mercado uma empresa que pudesse atender às nossas necessidades. Após muitas consultas e algumas indicações, concluímos que o Grupo Luzems possuía o “Know Hall” que buscávamos.” Jardel Mendes Vieira, Controller II.
A seguir, confira quais eram os problemas do setor, as estratégias adotadas pela nossa equipe para resolvê-los e os resultados obtidos com a contratação do serviço de Terceirização de RH.
Diagnóstico: problemas encontrados
“Enfrentávamos muitos desafios relacionados à segurança da operacionalização dos processos internos, no que tange, principalmente, o atendimento à legislação vigente.” Jardel Mendes Vieira, Controller II.
Após o diagnóstico, nos deparamos com uma série de problemas que estavam deixando a empresa vulnerável a processos trabalhistas, o que de fato aconteceu, causando prejuízos recorrentes, tais como:
– Falta de organização quanto ao pagamento dos benefícios de colaboradores (vale alimentação) e na apuração de ponto (horas extras, sobreaviso e adicionais noturnos).
Como consequência, os funcionários ficavam insatisfeitos e precisavam reclamar na porta do setor pelos valores que lhes eram merecidos. Além disso, ocorriam perdas financeiras constantes.
– Falta de controle de informações. Muitos dados ficavam de fora do sistema, em planilhas aleatórias ou em anotações no papel, assim como atestados e documentos importantes eram perdidos. Tudo isto agravava os problemas mencionados anteriormente.
Caso houvessem processos bem definidos, o que não era a situação na empresa, planilhas e anotações podem até funcionar. Contudo, ainda assim essa forma de procedimento é suscetível a erros.
– Falta de comunicação entre os setores. Como não haviam procedimentos definidos do RH, os gerentes das demais áreas não conseguiam orientar seus subordinados em relação aos atestados, horas extras, registro da jornada de trabalho, entre outras obrigações.
Desta forma, quando um funcionário recorria ao seu superior, não encontrava auxílio e precisava reclamar direto com o RH. O que, segundo relatos, causava um tumulto contínuo na sala de Recursos Humanos.
“Tivemos algumas surpresas com os resultados do diagnóstico. Foram identificados vários processos falhos, total falta de organização, planejamento e até falta de ética na condução das atividades operacionais de Gestão de Pessoas.”
Estima-se que os prejuízos chegavam a R$ 3 mil por mês, somando R$ 100 mil nos 33 meses apurados.
Além disto, todas as folhas de
pagamento analisadas continham erros.
Diagnóstico: desafios
Junto às falhas encontradas que precisavam ser corrigidas no setor de RH, existiam ainda as particularidades da empresa.
A Copagro possui uma variedade maior de formas de remunerações devido à sazonalidade de contratações nos períodos de safra, que chegam a 140 colaboradores fixos. Por ser uma cooperativa, ela também faz parte do terceiro setor, o que torna a apuração previdenciária mais complexa.
Além disso, a empresa está classificada no primeiro grupo do eSocial, aumentando a sua responsabilidade em declarar tudo de forma correta.
Portanto, não era simples estruturar o setor, que precisava ter um processo criterioso para o fechamento da folha e ainda impactava outros setores.
Soluções propostas
Após realizar o diagnóstico e ouvir as necessidades da empresa, elencamos algumas ações primordiais que deveriam ser realizadas imediatamente.
Já no dia seguinte à contratação dos nossos serviços, lidamos com as folhas de pagamentos e as contratações/demissões em andamento, a organização dos arquivos físicos do setor e iniciamos uma auditoria interna de duas semanas na Copagro.
Após a auditoria, foi possível visualizar melhor o cenário e obtivemos números concretos para auxiliar na tomada de decisões. Já que, em paralelo às rotinas do setor, estávamos planejando a estruturação dos processos.
Recursos utilizados:
1 semana realizando o diagnóstico
4 funcionárias do Grupo Luzems organizando o arquivo da empresa durante 1 mês
15 dias de auditoria
Análise de 3 anos de folha de pagamento da empresa
Atualmente continuamos realizando os seguintes serviços à empresa:
– Apuração do ponto;
– Gestão de benefícios;
– Recrutamento e seleção de novos funcionários;
– Rescisão de contratos;
– Execução da folha de pagamento;
– Apuração de impostos;
– Controle de toda a documentação referente aos funcionários da empresa;
– Inserção de informações no sistema de folha de pagamento;
– Treinamento dos gerentes para adaptação a processos internos do RH;
– Atendimento interno aos colaboradores e gestores.
Resultados obtidos:
GASTOS MENSAIS COM O RH ANTERIORMENTE:
Mais de R$ 6 mil, sem contar com os treinamentos, faltas e atestados do funcionário responsável pelo setor.
GASTOS MENSAIS COM O RH ATUALMENTE:
R$ 5.180 mil durante períodos de safra e
menos que R$ 4 mil no restante do ano.
No primeiro mês após a contratação dos nossos serviços, a empresa já tinha a folha de pagamento em dia, além do levantamento das informações para saber a real situação e as estratégias necessárias para otimizar o setor.
Agora, ela conta com uma equipe de RH capacitada e disponível full time, inclusive nos finais de semana. Não fica mais vulnerável a processos ou tem perdas com erros no setor, uma vez que arcamos com qualquer prejuízo que seja de nossa responsabilidade.
Também possui gestores preparados para auxiliar os demais funcionários com as dúvidas referente à área e uma hierarquia determinada e respeitada por todos. Posteriormente à contratação do Grupo Luzems, não houveram mais reclamações dos colaboradores a respeito do RH.
Além disto, ocorreu uma redução de custos na estrutura administrativa interna e nos gastos necessários para manter o setor dentro da empresa.
“Atualmente, sentimos mais segurança em relação à área de Gestão de Pessoas, pois com a terceirização destes processos a Copagro transferiu toda a responsabilidade em relação a esta área para o parceiro.”
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